REGULAMIN UDOSTĘPNIANIA ZASOBU

ARCHIWUM UNIWERSYTECKIEGO

Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego Jana Pawła II

Rozdział I

Udostępnianie akt dla celów służbowych

 

§ 1

1. Akta dla celów służbowych udostępnia się wyłącznie pracownikom Uczelni oraz na żądanie państwowych organów kontrolnych, organów ścigania lub wymiaru sprawiedliwości, na podstawie rewersów.

2. Korzystający z dokumentacji przejmuje na siebie odpowiedzialność za dokumentację, z której korzysta oraz za terminowy jej zwrot.

3. Przed wypożyczeniem i po zwrocie dokumentacji pracownik Archiwum Uniwersyteckiego KUL (dalej: Archiwum) sprawdza stan jej zachowania. W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń pracownik Archiwum sporządza protokół w 2 egzemplarzach podpisany przez zwracającego akta, jego przełożonego i pracownika Archiwum. Jeden egzemplarz załącza się w miejscu zaginionego aktu, drugi otrzymuje kierownik komórki organizacyjnej, której akta zaginęły.

4. W przypadku przekroczenia terminu zwrotu dokumentacji, pracownik Archiwum informuje o tym kierownika jednostki organizacyjnej, której pracownik korzystał z akt. W sytuacji, gdy pomimo upomnienia akta nie zostaną zwrócone, pracownik Archiwum zawiadamia władze Uczelni.

5. Na korzystanie z akt wytworzonych przez inne jednostki organizacyjnej/stanowiska pracy zgodę wyraża Dyrektor Archiwum.

Rozdział II

Udostępnianie dokumentacji aktowej w czytelni Archiwum

 

§ 2

Archiwum Uniwersyteckie KUL udostępnia materiały, których ujawnienie nie narusza prawnie chronionych interesów Państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli, a także tajemnic prawnie chronionych, zgodnie art. 16a - 16e Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t. j. Dz. U. z 2020 r. poz. 164).

§ 3

1. Archiwum może odmówić udostępnienia materiałów archiwalnych ze względu na zły stan ich zachowania.

2. Materiały archiwalne, których kopie użytkowe posiada Archiwum, mogą być udostępnione w postaci reprodukcji (skanów, kserokopii, itp.).

3. Dyrektor Archiwum może również zezwolić na wypożyczenie materiałów archiwalnych lub niearchiwalnych w celach ekspozycyjnych, o ile podmiot ubiegający się o wypożyczenie zaakceptuje warunki wypożyczenia zawarte w protokole zdawczo-odbiorczym.

§ 4

1. Użytkownik informowany jest przez pracownika Archiwum o zasobie i dostępnych pomocach archiwalnych. Dostępne pomoce mogą być udostępniane przez złożenie stosownego wniosku pisemnego lub ustnego.

2. Przed złożeniem zamówienia użytkownik wypełnia wniosek (załącznik nr 1), kartę informacyjną zgodnie Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (załącznik nr 2) oraz okazuje pracownikowi Archiwum dokument tożsamości w celu potwierdzenia danych.

3. Przed otrzymaniem zamówionych materiałów archiwalnych użytkownik jest wpisywany do księgi korzystających z zasobu przez pracownika Archiwum.

§ 5

1. Materiały udostępniane są na podstawie wypełnionego wniosku.

2. Jednorazowo można zamówić do 5 jednostek archiwalnych.

§ 6

1. Z materiałów archiwalnych można korzystać wyłącznie w czytelni Archiwum w godzinach jej otwarcia.

2. Pracownik Archiwum określa czas dostarczenia zamówionych materiałów do czytelni.

§ 7

1. Użytkownik może zamówić kolejne jednostki archiwalne, po zwrocie poprzednich.

2. Po zakończeniu pracy użytkownik zwraca dokumenty pracownikowi Archiwum z informacją o ich wycofaniu do magazynu lub pozostawieniu do ponownego wykorzystania. Materiały mogą być odłożone na okres miesiąca.

3. Użytkownik może skorzystać z publikacji znajdujących się w bibliotece podręcznej Archiwum za zgodą pracownika.

§ 8

1. Użytkownik zobowiązany jest do dbałości o stan fizyczny i bezpieczeństwo zamówionych materiałów. Niedopuszczalne są jakiekolwiek zmiany w układzie lub treści materiałów i pomocy archiwalnych.

2. W trakcie pracy notatki powinny być sporządzane wyłącznie ołówkiem lub grafitem. W przypadku braku właściwych przyborów do pisania korzystający może się zwrócić do pracownika Archiwum o wypożyczenie ołówka.

3. Nie wolno sporządzać notatek na papierze położonym bezpośrednio na materiałach archiwalnych.

4. Nie wolno udostępniać materiałów archiwalnych innym osobom.

5. Nie wolno korzystać z telefonów komórkowych w czytelni.

6. Użytkownik może w czytelni wykonywać na własne potrzeby zdjęcia bez użycia lampy błyskowej z nadających się do tego materiałów archiwalnych, po uzyskaniu zgody Dyrektora Archiwum. Wyjątek stanowią prace habilitacyjne, doktorskie, magisterskie, licencjackie i podyplomowe oraz dokumenty osobowe z danymi wrażliwymi.

7. Informacji o warunkach wykonania profesjonalnej reprodukcji udziela pracownik Archiwum.

§ 9

1. Okrycie wierzchnie użytkownik pozostawia w szatni.

2. Użytkownik powinien korzystać z materiałów w sposób niezakłócający pracy innych osób.

3. W przypadkach uzasadnionych względami bezpieczeństwa zasobu pracownik dyżurny może przeprowadzić kontrolę zawartości podręcznych torebek lub notatek użytkownika wynoszonych z pracowni naukowej.

4. W innych kwestiach porządkowych użytkownik winien stosować się do poleceń pracownika.

§ 10

W przypadku stwierdzenia rażącego braku przygotowania do samodzielnych badań naukowych Dyrektor może odmówić udostępnienia materiałów archiwalnych.

Rozdział III

Udostępnianie prac dyplomowych powstałych w KUL

w czytelni Archiwum

 

§ 11

1. Prace dyplomowe, niepublikowane w formie papierowej lub cyfrowej (habilitacyjne, doktorskie, magisterskie, licencjackie i podyplomowe) powstałe w Katolickim Uniwersytecie Lubelskim Jana Pawła II w Lublinie są udostępniane wyłącznie w celach naukowych, oświatowych i kulturotwórczych.

2. Prace dyplomowe, niepublikowane w formie papierowej (magisterskie, licencjackie i podyplomowe) powstałe w Katolickim Uniwersytecie Lubelskim Jana Pawła II w byłych wydziałach zamiejscowych w Tomaszowie Lubelskim i Stalowej Woli nie są udostępniane do odwołania.

§ 12

1. Studenci i doktoranci chcący skorzystać z prac dyplomowych powstałych do dnia 10 czerwca 2011 r., powinni przedłożyć wniosek z pisemnym poparciem swojego promotora lub innego opiekuna naukowego.

2. Dopuszcza się możliwość przesłania zgody przez promotora lub innego opiekuna naukowego drogą elektroniczną z aktualnej, osobistej, pracowniczej skrzynki pocztowej.

3. Inni użytkownicy pragnący skorzystać z prac dyplomowych powstałych do dnia 10 czerwca 2011 r. w celach zgodnych z § 11, powinni przedłożyć pisemne poparcie wniosku przez swojego przełożonego lub kierownika instytucji/organizacji, w której lub dla której pracuje.

4. Decyzję o udostępnieniu prac dyplomowych powstałych do dnia 10 czerwca 2011 r. studentom, doktorantom i innym użytkownikom podejmuje Dyrektor Archiwum.

5. Dyrektor Archiwum może odmówić udostępnienia prac dyplomowych powstałych do dnia 10 czerwca 2011 r., jeśli uzna, że zachodzą przesłanki niewłaściwego ich wykorzystania.

6. Prace dyplomowe powstałe w okresie od 10 czerwca 2011 do 14 lutego 2023 r. są udostępniane tylko w formie papierowej, pod warunkiem, że autor udzielił KUL licencji na udostępnienie swojego dzieła w siedzibie Archiwum.

7. Prace dyplomowe powstałe po 15 lutego 2023 r. udostępniane są w formie elektronicznej, w formacie PDF, pod warunkiem, że autor udzielił KUL licencji na udostępnienie swojego dzieła w siedzibie Archiwum, jeśli warunki organizacyjne i techniczne będą na to pozwalały.

8. W odniesieniu do ust. 6 i 7 powyżej student lub doktorant jest zobowiązany przedstawić pisemną aprobatę swojego promotora lub innego opiekuna naukowego, a inni użytkownicy powinni przedłożyć pisemne poparcie wniosku przez swojego przełożonego lub kierownika instytucji/organizacji, w której pracuje lub dla której wykonuje pracę.

9. Użytkownicy posiadający co najmniej stopień naukowy doktora mają obowiązek wypełnić wniosek z prośbą o udostępnienie pracy dyplomowej oraz zaznaczyć dokładny cel kwerendy, z zastrzeżeniem zapisów ust. 6.

§ 13

1. Użytkownicy korzystający z prac dyplomowych powinni wypełnić wniosek o udostępnienie prac dyplomowych (załącznik nr 3) oraz załącznik nr 2 zgodnie z ust. 2 § 4 niniejszego Regulaminu.

2. Jednorazowo udostępnia się do 5 prac dyplomowych.

3. Użytkownik może korzystać z prac przez okres 5 miesięcy od daty złożenia wniosku.

4. Żaden element pracy dyplomowej nie może być kopiowany (kserokopiowany, skanowany, fotografowany i filmowany) przez użytkownika.

5. Autor pracy dyplomowej lub jego prawny spadkobierca może uzyskać kopię swojej pracy wyłącznie po złożeniu pisemnego wniosku.

§ 14

1. W przypadku uszkodzenia lub zagubienia choćby jednej strony z pracy dyplomowej, Archiwum w porozumieniu z Władzami KUL powiadomi dziekana danego wydziału, kierownika danej instytucji lub władze właściwej uczelni o zaistniałym zdarzeniu, z żądaniem wyciągnięcia konsekwencji w stosunku do osoby, której dany czyn został zarzucony.

2. W przypadku udowodnienia plagiatu Władze KUL wystąpią na drogę postępowania dyscyplinarnego.

Rozdział IV

Postanowienia końcowe

 

§ 15

1. W sytuacjach szczególnych (stan epidemii, zagrożenia epidemiologicznego) lub innych zagrażających zdrowiu użytkowników lub pracowników, Dyrektor Archiwum wydaje decyzje o szczególnym postępowaniu i organizacji udostępniania zbiorów Archiwum.

2. Od decyzji podjętej przez Dyrektora Archiwum przysługuje użytkownikowi odwołanie do Rektora KUL lub właściwego Prorektora KUL w terminie 14 dni roboczych od otrzymania decyzji.

§ 16

Regulamin wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

• GODZINY PRACY
• INFORMACJE DLA UŻYTKOWNIKÓW
• REGULAMIN ARCHIWUM
• REGULAMIN UDOSTĘPNIANIA ZASOBU
• FORMULARZE
• RADA ARCHIWALNA
• DZIEJE ARCHIWUM
• PUBLIKACJE
• OPIS ZASOBU
• ARCHIWALIA W FILMACH DOKUMENTALNYCH
• WYSTAWA WIRTUALNA