Infrastruktura
Obszar Infrastruktura
Pod tym hasłem w S4A znajdują się podsystemy:
- Ewidencja nieruchomości
- Majątek
- Magazyn
- System rozliczeń połączeń telefonicznych
- Ewidencja wewnętrznych aktów prawnych
Ewidencja nieruchomości
- Słownik nieruchomości gromadzi informacje o parcelach, posadowionych na nich budynkach i istniejących w nich salach.
- Dane z tego słownika służą zarówno do lokalizowania elementów majątku, jak i rezerwacji sal na zajęcia i innych rezerwacji.
Ewidencja majątku Uczelni
- Ewidencja obejmuje wszystkie elementy majątku, czyli: nieruchomości, środki trwałe, wartości niematerialne i prawne, wyposażenie.
- Pozycje ewidencyjne to środki trwałe, wartości niematerialne i prawne i wyposażenie. Każda z tych pozycji zawiera dowolną ilość składowych. Każda pozycja majątku znajduje się na stanie jednostki organizacyjnej i po opieką pracownika KUL. Informacje te są historyczne, więc można prześledzić, historię elementów majątku - od ich nabycia, powierzenia, zmiany miejsca użytkowania i odpowiedzialności, podniesienia lub obniżenia wartości, aż do likwidacji.
- Pracownik może zapoznać się z majątkiem powierzonym jego pieczy poprzez e-KUL
- Środki trwałe oznacza się Klasyfikacją Środków Trwałych, zaś wszystkie elementy wewnętrzną klasyfikacją majątku. Klasyfikacja ta połączona jest ze słownikiem wewnętrznej informacji finansowej (SWIF).
- Tworzenie podsystemów pozwala na pracę wieloagendową. System uprawnień precyzuje osoby mogące zmieniać dane lub je tylko odczytywać.
- System obsługuję też amortyzację ŚT i WNIP
- Znakowanie elementów majątku dokonywana jest za pomocą kodów kreskowych. Naklejka zawiera numer elementu i jego nazwę. Numer zawiera informację o rodzaju elementu i jego przynależności do podsystemu.
- Inwentaryzacja: Arkusz spisu z natury tworzy się, przyjmując za kryterium zestawienie majątku według jednostki organizacyjnej, zlokalizowana elementu majątku lub osoby za niego odpowiedzialnej. Możliwe jest też mieszanie kryteriów. Sam spis dokonywany jest za pomocą kolektora zbierającego dane z naklejek z kodami kreskowymi.
- Dane przenoszone są z kolektora do systemu, gdzie porównuje się prawidłowość spisania każdego środka trwałego z osobna. Porównanie to lokalizuje nadwyżki, niedobory oraz niewłaściwe kody, można dopisać ujawnione pozycje.
- Pojawienie się pozycji na arkuszu spisowym jest odnotowane również przy samej pozycji. Umożliwia to kontrolę spisywania majątku
Magazyn
- W S4A można zakładać dowolną ilość magazynów. Do każdego z magazynów określa się z osobna uprawnienia do odczytu i modyfikacji danych.
- Wszystkie magazyny posługują się wspólnym słownikiem materiałów, towarów i wyrobów. Jego struktura jest kompletna, to znaczy określono grupy asortymentu, mogącego pojawić się w magazynach. Dopisanie nowych pozycji możliwe jest w ramach istniejących grup.
- Każdy towar opisuje się jego nazwą, kodem i skrótem. Można zamieszczać uwagi czy opisywać lokalizację w konkretnym magazynie.
- Do asortymentu łączone są też słowniki zewnętrzne (jak np. CPV) czy wewnętrzne, jak SWIF.
- Połączenie słownika magazynu ze słownikiem wewnętrznej informacji finansowej (częścią rodzajową), po wykonaniu operacji magazynowych daje precyzyjnie informacje o rodzajach towarów, będących przedmiotem obrotu. Wybór centrum budżetowego na dokumentach zakupu precyzyjnie obciąża jednostkę i pozwala na automatyzację księgowania dokumentów.
- Obsługiwane są operacje przyjęcia i wydania, wewnętrzne i zewnętrzne, w tym sprzedaż.
Rozliczenia połączeń telefonicznych
- Ewidencjonuje się zarówno linie telefoniczne, jak i przydziały numerów poszczególnym jednostkom i osobom.
- Każdy z numerów ma szereg parametrów, pozwalający na jego skonfigurowanie dla użytkownika poprzez bazę.
- Informacja o numerach jednostek organizacyjnych jest prezentowana w książce telefonicznej na e-KUL
Ewidencja wewnętrznych aktów prawnych
- Umożliwia zarówno projektowanie, jak dostęp do obowiązujących aktów prawnych na KUL
- Pozwala zapisywać zarówno treść dokumentu, jak i jego sygnatariuszy i historię zmian
- Stanowi katalog wewnętrznych aktów prawnych.
WSPÓŁPRACA
